Charte de participation de la NOTRE communauté
2012-2013
Caractéristiques de notre communauté
1. Nom de la communauté
« Communauté virtuelle de pratique des infirmières GMF du Québec »
2. Raison d’être
Maintenir et améliorer l’accessibilité aux soins de santé de première ligne au Québec en soutenant la pratique infirmière dans les groupes de médecine de famille (GMF) .
3. But / objectif
Mettre en commun les connaissances et les outils de travail permettant le développement professionnel continu des infirmières en GMF du Québec.
4. Valeurs :
· PARTAGE - RÉCIPROCITÉ
· ENTRAIDE
· CONFIANCE
· ENGAGEMENT
5. Qui peut être membres
a) Les infirmières de GMF de toutes les régions du Québec, qu'elles soient cliniciennes ou praticiennes spécialisées de première ligne (IPS).
b) Des conseillères cliniques de CSSS ayant pour mandat l’amélioration continue de la pratique en GMF.
Dynamique entre les membres
6. Engagement des membres et principes de participation
a) Le membre s’engage à visiter le site de la CvP au moins une fois par semaine et de répondre aux messages des autres membres dans le forum.
b) Le membre peut répondre en apportant une expérience, une opinion, un fichier, etc. Il peut aussi répondre en mentionnant qu’il a le même questionnement que l’auteur d’un message. Ceci permet d’identifier des besoins communs
c) Le membre s’engage à partager avec les autres membres les informations (opinions, expertises, expériences et documents) qu’il possède en lien avec les objectifs de la CvP
d) Tous les documents et références peuvent être joints dans un message dans le forum. L’animatrice se chargera de classer l’information au bon endroit sur le site.
e) Le membre peut choisir d’étiqueter (taguer) son message mais l’animatrice peut aussi le faire à sa place.
f) Le membre doit demander du soutien technique s’il a de la difficulté à utiliser les modalités d’échange de la CvP.
g) Par ailleurs :
· Le compte et le mot de passe pour accéder au site ne sont pas transférable à une autre personne.
· Le membre demeure responsable de l'utilisation des informations et des documents obtenus via la CvP. En ce sens, les échanges sur le site ne sont pas considérés comme des consultations professionnelles et ne peuvent pas engager la responsabilité d'une autre personne.
· Le membre s’engage à faire preuve de respect dans les échanges.
7. Mode de communication entre les membres de la CvP
a) Le mode d’échange entre les membres est principalement le forum de la CvP.
b) Les membres qui se téléphonent ou se rencontrent pour échanger devraient laisser une trace de leur échange dans un message du forum.
c) L’animatrice et/ou le coordonnateur utilise un « Info-lettre » envoyé par courriel afin de conserver une communication régulière avec les membres
d) Les moyens suivants sont mis à la disposition des membres :
· Site web sécurisé par mot de passe
o Forums de discussions avec abonnement (recevoir les messages dans son courriel) facultatif
o Bibliothèques de documents et d’outils (fichiers)
o Espace thématique
· Conférences téléphoniques
· Webinaires
· Activités présencielles
8. Rencontre des membres
a) Les membres de la CvP se rencontrent minimalement une fois par année lors de la « Journée annuelle de la CvP ».
b) Cette rencontre se déroule généralement en deux temps : 1) échanges sur des contenus reliés à la pratique infirmière en GMF; 2) échanges sur les activités de la CvP.
c) La visio-conférence peut être offerte aux membres ne pouvant se déplacer mais uniquement pour la partie portant sur les activités de la CvP (activité #2)
d) La rencontre se tient habituellement en juin de chaque année.
e) Une alternance est recherchée entre Montréal et Québec quant au lieu de cette activité.
Les « règles du jeu »
9. Propriété intellectuelle
a) Le membre comprend que toutes les informations et documents qu’il transmettra via le site de la CvP pourront être utilisés par d'autres membres.
b) Le membre s'engage à transmettre uniquement des informations et documents qui ne sont pas de nature confidentielle, qui ne portent pas atteinte à la vie privée et qui ne violent pas les droits d'auteurs ou de propriété intellectuelle d'une tierce partie.
c) Le membre reconnaît que les droits d'auteur des contenus développés collectivement à partir de ce site appartiennent à la « Communauté virtuelle de pratique des infirmières GMF du Québec» et qu'une mention devra le préciser s'ils sont diffusés hors du site.
d) Le membre s'engage à utiliser les informations et documents retirés du site uniquement à des fins professionnelles et en en citant la source lorsque requis.
e) Le membre s'engage à obtenir l'autorisation préalable des auteurs d'un document avant de le diffuser à une tierce partie ou de l'utiliser à d'autres fins que pour ma pratique professionnelle.
f) Le site web de la CvP contient des hyperliens vers d'autres sites web. Le membre comprend que les autres membres de la communauté et le CESS ne sont pas responsables des contenus de ces autres sites.
10. Gestion de l’information (durée de conservation, accessibilité)
Message du forum
a) Les messages des forums sont archivés dans un répertoire spécifique mais sont toujours accessibles aux membres d’une année à l’autre.
b) La durée de conservation des messages des forums est déterminée par la pertinence de leur contenu.
c) À chaque année, l’animateur ou l’animatrice peut retirer du site web de la CvP des contenus jugés non-utiles ou « périmés ».
Fichiers - documents
a) Les documents (fichiers) sont conservés sur un serveur sécurisé.
b) Après 2 ans, l’animateur ou l’animatrice peut retirer du site web de la CvP des fichiers jugés non-utiles ou « périmés ».
Vidéos
a) Les vidéos sont conservées sur un serveur sécurisé.
b) Ils sont disponibles pendant au moins 1 an et jusqu’à ce que les frais reliés à l’espace du serveur nécessaire pour les héberger pourront être assumés par la CvP.
c) Les vidéos peuvent être hébergées sur d’autres sites que celui de la CvP uniquement si la propriété intellectuelle peut être assurée.
11. Communications externes
a) Une page publique du site web de la CvP est utilisée pour diffuser des informations à l’ensemble du réseau de la santé et au grand public.
b) Les membres de la CvP peuvent se dissocier d’une production de la CvP (ex : outils de travail créé collectivement)
12. Considérations linguistiques
a) La langue d’échange de la CvP est le français.
b) Des documents d’autres langues peuvent être échangés
c) Des activités impliquant des communications dans d’autres langues peuvent être réalisées uniquement après validation par le comité de pilotage (ex : conférence-webinaire d’un expert anglophone)
La gouvernance de la CvP
13. Gouvernance et rôles des différents acteurs
a) La CvP est gérée par le Centre d’expertise en santé de Sherbrooke (CESS)
b) Le comité de pilotage de la CvP :
· Mandat : valider les orientations de la CvP
· Composition : une majorité de membres de la CvP; le responsable du CESS; le ou les partenaires financiers. Les membres du comité devraient refléter autant que possible la diversité des pratiques en GMF.
· Nomination et durée : Les membres du comité sont volontaires et leur mandat est d’un an.
· Fréquence et modalité des rencontres : le comité se rencontre environ 8 fois par année, lors de conférences téléphonique d’une durée de 1h.
c) Le CESS assure le coaching de la CvP et s’assure aussi que l’animateur ou l’animatrice de la CvP a les compétences requises pour réaliser ses fonctions
d) Le CESS assure le soutien technique aux membres dans l’utilisation des moyens de communication et d’échanges mis à leur disposition
e) Les activités de la CvP sont financées par des frais d’inscription acquittés par les GMF, CSSS ou Agences.
f) Les frais d’inscription sont déterminés par le CESS et validés par le comité de pilotage.
g) Des participations financières de partenaires privés ou publics sont possibles. Le cas échéant, la CvP doit s’assurer de maintenir la marge de manœuvre nécessaire pour contrôler sa destinée.
14. Modalités d’évaluation de la communauté
a) Le CESS est responsable d’évaluer de façon continue les activités de la CvP.
b) Au moins une fois par année, un sondage à l’ensemble des membres est réalisés et analysé par le comité de pilotage.